受付のマナー：受付をしっかりしてこそ、社長を安心させることができます。

フロントは、同社の外観は、常に自分のエチケットルールに注意を払う必要があります。オフィスのフロントスタッフは、自分の行動が職場のマナーに合っているかどうかに注意してください。

事務室の服装を無視してはいけません。

きれいに見えるなら、

自分でも良いと感じ、自信たっぷりです。

注意してください。服を着る上では、タブーがないようにしてください。

新入社員は自分の仕事の性質、職位に応じて適切な服装を選ぶべきです。

ファッションを追いかけすぎないように、カジュアルすぎる服装は、保守的でフォーマルな服装が好感を持たれます。

また、上司や同僚たちは、「新奇を主張している」ということで、外見から上司や同僚たちの「視線」を引こうとすると、かえって仕事に集中していないと考えてしまいます。

事務室のフロントで電話の音を受けても、急がなくても遅くなくても、最後は楽で楽しい声調を維持して、電話の中で着信者とかんしゃくを起こしてはいけません。

電話に出るときは、「すみません」「少々お待ちください」などの謙譲語をこまめに使います。

電話のベルが鳴った第二、第三の音の時に電話に出ます。

まず「こんにちは、×××（オフィス名が長い場合は略称）」と言って、「もしもし」で始まるのはやめましょう。

用事があって出遅れたら、電話者に「すみません、お待たせしました。」

内線番号や具体的な人の名前が分かる電話には、丁寧に「少々お待ちください」と言って、すぐにつなぎます。

上司の電話を取り次ぎ、相手が上司の名前を知っていて、内線番号が分からない場合は、丁寧に聞きます。相手は誰ですか？どの会社ですか？

広告や変装広告などの電話なら、丁寧な言い訳をして運転したり、関連部門に回して処理するべきです。

フロントで毎日多くの電話を受けますので、喉の事故を防ぐために、いつでも水を準備して、喉を潤します。いつでもいいです。

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フロントは持ち場に座っています。

しかし、訪問客が来たら、すぐに席を立って、訪問者に向かって会釈し、笑顔で挨拶します。「こんにちは、どなたを探していますか？」、「予約がありますか？」

誰を探しているのか分かります。予約を確認してから、訪問者を待ってください。すぐに連絡してください。

探している人が忙しいなら、少し待ってください。きちんとした身だしなみで訪問者を導いて水を注いでください。

長い間待っていたら、訪問客が探している人がまだ忙しいので、訪問者の世話をして説明してください。そこに捨てないでください。

訪問者が探しているのが出ないなら、自分で迎えに行きます。フロントの受付は正しい手振りでどうやって案内しますか？それとも訪問者を連れてきます。

訪問者が探している人のオフィスのドアが開いていても、まずノックし、許可を得てから訪問者に入れてください。来訪者のためにお茶を入れてから、フロントはポストに戻ります。

もちろん、フロントが一人しかいないなら、直接に訪問者を案内すればいいです。

訪問者が誰を探しているかを知っていますが、予約していません。事務室のフロントから電話で聞いてみます。関係同僚や上司の補佐/秘書に教えてください。

来訪者に対する礼儀と断りやすい時の適切な処理から、探している同僚や上司が直接に電話に出ても、他の人の電話として聞いてもいいです。

このように訪問者に聞いてみると、電話の向こうが接待に応じていなくても、彼が探している人が直接拒否したのではなく、次の処理のために余地を残しました。

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