公文書の書き方：指示と手紙の書き方

「手紙」は、所属機関との間で仕事の打ち合わせをしたり、質問や回答をしたりしないで、決裁事項の承認と回答を求める公文書です。

「手紙」は商状、質問状、承認書（承認書、審査許可書を求める）に分けられます。

「指示を仰ぐ」と「承認を求める」には厳しい違いがあります。

一つはタイプが違います。

「指示を仰ぐ」は上り文、「承認を求める」は平行文です。

二つは主送機関が違っています。

「指示を仰ぐ」の主な送達機関は指導・指導関係を持つ上級機関であり、「承認を求める」の主な送達機関は平行または不従属の機能単位である。

第三は内容の範囲が違っています。

「伺い」は

「承認依頼書」は、ある機能事項の承認を求めるものです。

四は

違います。

「指示を仰ぐ」の用語は上級機関を尊敬し、「承認を求める」はお互いに尊重し合うべきです。

五は複素方式が違う。

「指示を仰ぐ」事項は上級機関が下級機関に返信します。「承認書を申請する」に関する承認事項は、文書を受け取った会社が返信します（承認書）。

手紙は

取引には広く使われていますが、その主要な役割は二つの面があります。一つは所属していない同システム部門間の問い合わせと回答の仕事です。もう一つは、平行または属していない職能部門に関連事項を承認するようにお願いします。

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「報告」は上り文で、主な役割は上級機関に仕事を報告し、状況を反映し、上級機関の問い合わせなどに回答することです。

「まとめ」は公文書の種類ではないが、実際の仕事において、_の一部の立案者は仕事を公文書の種類としてまとめ、仕事の総括性を持つ公文書の見出しに「○○単位2014年XX仕事まとめ」などというタイトルを使うのは間違いである。

実は、仕事の総括は上級機関に仕事を報告することです。直接に「報告」の文種を使って、主に上級機関（多頭主に送ることができます）に送ります。

上記の公文書のタイトルを「○○単位の2014年XXの仕事状況に関する報告」に変更すれば、より規範化されます。

「意見」は重要な問題に対して見解と処理方法を示す公文書の種類です。

上り文、平行文、下り文に使用できます。

上り文としては、指示性公文書の手順と要求に従って処理しなければならない。平行文として、_の提出した意見は文単位の参考に供する。下り文として、執行に明確な要求がある場合、下級機関は執行に従って、明確な要求がない場合、下級機関は参照して実行することができる。

ここでは下達文の「意見」の文種として重点的に話します。

実際の仕事の中で、一部の立案者は往々にして「仕事の予定」「仕事の手配」「仕事の計画」を公文書の種類の行文として使っています。

「仕事の計画」「仕事の手配」「仕事の計画」は公文書の種類ではない。

直接下達文の意見文を使うことができます。規範のタイトルは「○○会社の2014年○○仕事に関する意見」です。