受付で気をつけたい電話マナー

会社のフロントは職場の顔と名刺であるため、フロントスタッフは会社のフロントの接客マナーを身につけなければならない。これは会社のイメージ作りに非常に重要な役割を果たしている。

　1、電話ピックアップテクニック

①目的

電話を通じて、着信者に印象を与える：鍵橋通信は礼儀正しく、暖かく、情熱的で効率的な会社である。私たちは会社のイメージを代表しているので、電話に出るときは親切にしなければなりません。

②左手に受話器、右手にペン

ほとんどの人は右手で受話器を持つことに慣れていますが、お客様との電話コミュニケーションでは必要な文字記録が必要になることがよくあります。字を書くときにマイクを肩に挟むのが一般的で、電話が挟まずに落ちて耳障りな音を立てやすくなり、お客様に不快感を与えます。

このような不良現象を解消するためには、左手で受話器を持ち、右手で字を書いたりパソコンを操作したりすることを提唱し、お客様とのコミュニケーションの目的を簡単に達成することができるようにしなければなりません。

③電話のベルが3回鳴ったうちに電話に出る

④声や表情に注意する

あなたの話ははっきりしていて、マイクに向かっていて、発音が正確でなければなりません。電話をかけるときは、怒鳴ったり囁いたりするのではなく、普通の声で--できるだけ情熱的で友好的な声でニュアンス。

あなたはまたあなたの表情を調整しなければなりません。あなたの笑顔は電話で伝えることができます。「ありがとうございます」などの丁寧な言葉を使い、「何かお手伝いできることはありますか。」「どういたしまして」

⑤正しい姿勢を保つ

電話に出るときは常に正しい姿勢を保つべきだ。一般的に、人の体が少し沈み、丹田が圧迫されると丹田の声が出なくなりやすい、ほとんどの人が話しているのは胸腔で、口が乾燥しやすいので、丹田の声を使えば、音に磁気を持たせるだけでなく、喉を傷つけることもありません。そのため、正座した姿勢を維持し、特にデスクトップの縁に腹ばいにならないようにすることで、音を自然に、滑らかに、感動的にすることができます。また、笑顔を保つことで、着信者に喜びを感じさせることもできます。

⑥着信要点を復唱する

電話を受け終わる前に、電話の要点を復唱し、記録ミスや偏差による誤解を防ぎ、仕事全体の効率を高めることを忘れないでください。例えば、面会時間、場所、連絡先電話、地域番号などの各方面の情報を照合・校正し、できるだけ間違いを避けるべきである。

⑦最後にお礼を言う

最後のお礼も基本的なマナーです。来客はお客様であり、お客様を尊敬しているので、電話のお客様が直接直面していないからといって、相手にしなくてもいいと思ってはいけません。実際、顧客は会社の衣食住の親であり、会社の成長と利益の増加は顧客の往来と密接に関連している。そのため、社員はお客様に感謝し、感謝と祝福を伝えるべきです。

⑧顧客に先にラインオフさせる

製造業であれ、サービス業であれ、電話をかけたり、電話に出たりする際には、お客様が先にオンラインにすることを忘れないでください。いったん電話を切ると、相手は必ず「カチッ」という音を聞くので、お客様は気分が悪くなります。そのため、電話が終わる前に、お客様に先に電話を切ってもらうことを丁寧にしなければ、電話全体が円満に終わることはありません。

　　⑨ 電話をかけていて、お客様の来訪に遭遇した場合は、原則として来訪者を招待し、その際にはできるだけ早く通話相手に謝罪し、許可を得た後電話を切る。ただし、電話の内容が重要ですぐに切ることができない場合は、訪問客に少し待ってから電話を続けるように伝えてください。

　　2、電話転送の流れ

外線電話を受けた場合は、次の手順に従います。

①「こんにちは、キーブリッジ通信」という文を使用します。

　　② 異なる着信者が誰かに転送するように要求する可能性があります。管理者やリーダーを探す電話は、まず関連する秘書やアシスタントに移さなければならない。これにより、管理者やリーダーたちが重要でない電話に邪魔されないようにすることができます。

③着信者が「あなた方の人事担当者に電話を聞いていただけませんか」などのように、あるポストへの転送を要求した場合。「彼のオフィスに移ってあげよう」そして、関連する秘書のところに電話を回してみました。

④電話者が探している人の名前を言ったら、「ちょっと待って、彼のオフィスに転送してあげます」と答えなければなりません。そして、関係秘書に電話を渡そうとした。

秘書の電話が話していたり、秘書が見つからなかったりしたら、「すみません、○○さんは電話が話しています。ちょっと待っていただけませんか」と答えなければなりません。

相手が「はい」と答えた場合は、着信者の電話を切らないようにしてくださいが、1分近く待っている間は、着信者に待ち続けるかどうかを確認しなければなりません。「**さんの電話はまだ話していますが、まだお待ちになりますか」と言わなければなりません。「いいえ」と答えたら、「何か伝えてもいいですか」と言わなければなりません。

　　⑤ もし関係者が今事務室にいないことを知っていたら、「すみません、○○さんはしばらく事務室にいません。何か伝えてもいいですか」と言わなければなりません。あるいは「すみません、**さんは香港に出張していますが、何か伝えていただけませんか。」相手の動機や目的が分からないときには、勝手に伝言したり、許可なしに受取人の行方を指定したり、受取人の携帯電話番号や家庭電話番号を着信者に伝えたりしないようにしてください。

　　⑥ 着信者が具体的な誰かと通話したくない場合や、誰かと通話したくない場合は、「何かお手伝いできることはありますか」と言わなければなりません。彼との会話を通じて着信者の目的を知る。クレームの電話なら、よく聞いて、助けられる人を見つけるのを手伝うべきですが、電話を直接会社のリーダーに回すことはできません。一般的なセールスの電話であれば、「申し訳ありませんが、**さんは香港に外出していますが、秘書はしばらく連絡が取れません。何か情報を伝える必要がありますか」と言わなければなりません。

⑦着信者が番号を間違えた場合は、「すみません、間違えましたか。ここはキーブリッジ通信です」と言わなければなりません。必要に応じて、「ここの番号は256233です」と着信者に伝えることもできます。

⑧もし1回の通話に長い時間がかかって他の電話が入ってきたら、「すみません、ちょっと待って、別の電話に出させていただけませんか」と言わなければなりません。

⑨電話を取り替えるとき、知っていれば、上司や秘書の着信者の名前を教えてください。

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